Положение

Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
Ширинский район
от 26.01.2023 г. № 10

1.1. Настоящее Положение определяет правовое положение, порядок работы и компетенцию общего отдела администрации муниципального образования Ширинский район (далее – общий отдел).
1.2. В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституциями Российской Федерации и Республики Хакасия, законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.
1.3. Общий отдел находится в подчинении заместителя главы - руководителя юридической службы администрации муниципального образования Ширинский район, курирующего вопросы делопроизводства.
1.4. Основными задачами общего отдела являются:
- организация учета корреспонденции, поступающей в адрес администрации муниципального образования Ширинский район (далее - администрация), регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- обеспечение учета, хранения служебных документов в администрации;
- организация работы по контролю за исполнением служебно-распорядительной документации администрации и вышестоящих органов;
- обеспечение своевременного реагирования на обращения граждан;
- обеспечение своевременного рассмотрения служебной корреспонденции, жалоб и обращении, направление их в соответствующие структурные подразделения администрации для решения поставленных в них задач и организация, в необходимых случаях, контроля за их исполнением;
- осуществление своевременного, качественного и правильного оформления документов администрации, формирование их в дела для хранения;
- осуществление контроля за работой структурных подразделений и отделов администрации в вопросах организации и ведения делопроизводства, прохождения и исполнения документов не только администрации, но и вышестоящих органов;
- обеспечение контроля за соблюдением установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений, жалоб и организации приема граждан;
- обобщение и анализ состояния делопроизводства, а также обращений граждан в администрацию.

2. Основные функции общего отдела

2.1. Обеспечивает единый порядок документооборота, учета и прохождения документов, поступающих в администрацию и исходящей корреспонденции с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота в администрации, а также выдачу справочной информации о прохождении, состоянии рассмотрения корреспонденции.
2.2. Ведет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку служебной корреспонденции (входящей, исходящей и внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
2.3. Осуществляет учет соглашений заключенных с администрацией.
2.4. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе и заместителям главы администрации.
2.5. Организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями главы и заместителей главы администрации.
2.6. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них.
2.7. Осуществляет систематизацию и анализ поступающих в администрацию обращений граждан, организаций, а также осуществляет анализ деятельности должностных лиц по работе с обращениями граждан, организаций, осуществляет подготовку отчетов о работе с письменными и устными обращениями граждан, информации о состоянии исполнительской дисциплины в части исполнения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
2.8. Обеспечивает своевременную регистрацию постановлений, распоряжений администрации муниципального образования Ширинский район, постановлений главы администрации муниципального образования Ширинский район.
2.9. Оформляет, согласовывает, доводит до сведения заинтересованных предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан, согласно списку рассылки, составленному исполнителем, постановления и распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы администрации муниципального образования Ширинский район.
2.10. Предоставляет в районную газету «Ширинский вестник» требующие публикации постановления и распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы муниципального образования Ширинский район.
2.11. Предоставляет в отдел по информатизации администрации муниципального образования Ширинский район, требующие опубликования, постановления, распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы муниципального образования Ширинский район, для размещения их на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район.
2.12. Осуществляет формирование, учет и хранение постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ширинский район, постановлений главы муниципального образования Ширинский район, выдачу заверенных копий постановлений и распоряжений.
2.13. Составляет сводную номенклатуру дел аппарата администрации и осуществляет контроль за соблюдением утвержденной номенклатуры дел.
2.14. Обеспечивает накопление, хранение, учет, уничтожение документов, образующихся в деятельности общего отдела администрации.
2.15. Организует подготовку к сдаче в архив законченных делопроизводством дел, работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения в архив администрации.
2.16. Принимает участие в работе комиссий, рабочих групп, действующих в администрации.
2.17. Осуществляет контроль за соблюдением требований Регламента по делопроизводству администрации.
2.18. Организует выполнение машинописных и копировальных работ для главы администрации муниципального образования Ширинский район, заместителей главы администрации муниципального образования Ширинский район, структурных подразделений и отделов администрации муниципального образования Ширинский район.
2.19. Осуществляет контроль за размещением информации в «Реестре государственных услуг» по отчетным формам «1-МУ» на портале ГАС «Управление».
2.20. Организует работу по размещению сведений в Единую государственную информационную систему социального обеспечения (ЕГИССО).
2.21. Осуществляет сбор информации по внесению в списки избирателей, участников референдума в Российской Федерации и передает сведения в отдел информатизации ГАС РФ «Выборы» ИК РХ.

3.1. Выполняя функциональные обязанности, работники общего отдела имеют право:
1) обращаться непосредственно и получать в установленном порядке от структурных подразделений, отделов администрации, независимо от их подчиненности, сведения, информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных на общий отдел обязанностей;
2) не принимать к регистрации и отправке корреспонденцию, оформленную в нарушение требований Регламента по делопроизводству администрации.
3) давать разъяснения справочного характера;
4) подписывать служебные документы в пределах компетенции отдела;
5) выдавать по запросам, копии постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ширинский район и главы администрации муниципального образования Ширинский район, находящихся на временном хранении, в пределах своей компетенции.

3.2. Начальник общего отдела вправе обращаться в отдел по информатизации администрации по вопросам работы администрации муниципального образования Ширинский район, ее структурных подразделений и отделов в системе электронного документооборота (программа «Дело»), работы организационной техники, периферийных устройств и программного обеспечения, а также по вопросам размещения документов на официальном сайте администрации.

4.1. Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от занимаемой должности главой администрации.
4.2. Штатная численность общего отдела определяется штатным расписанием, утвержденным постановлением администрации.
4.3. Начальник общего отдела подчиняется заместителю главы - руководителю юридической службы администрации муниципального образования Ширинский район, курирующего вопросы делопроизводства.
4.4. Во время отсутствия начальника общего отдела его обязанности исполняет специалист, который назначается распоряжением администрации по согласованию с заместителем главы – руководителем юридической службы администрации, курирующим вопросы делопроизводства.
4.3. Начальник общего отдела представляет общий отдел по всем производственным вопросам.
4.4. Начальник общего отдела распределяет обязанности между работниками и сотрудниками отдела, несет ответственность за результативность работы и состояние документоведения.
4.5. Начальник общего отдела разрабатывает должностные инструкции сотрудников отдела, согласовывает с заместителем главы – руководителем юридической службы администрации, курирующим вопросы делопроизводства, а глава администрации муниципального образования Ширинский район их утверждает.
4.6. Начальник общего отдела организует работу сотрудников отдела в пределах своей компетенции, обеспечивает выполнение поручений главы администрации, заместителя главы – руководителя юридической службы администрации, курирующего вопросы делопроизводства.
4.7. Назначение на должность и освобождение от должности работников общего отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

5.1. Общий отдел осуществляет свою деятельность в соответствии с настоящим Положением и должностными инструкциями.
5.2. Администрация обеспечивает общий отдел необходимыми нормативными материалами по вопросам делопроизводства, а также необходимой литературой.