Размер шрифта: A A A
Цвет сайта: A A A A
Вернуться к обычному виду
Администрация муниципального образования Ширинский район
официальный сайт

Положение



Приложение
к постановлению администрации
муниципального образования
Ширинский район
от 22.03.2017г. № 60

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБЩЕМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ШИРИНСКИЙ РАЙОН

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовое положение, порядок работы и компетенцию общего отдела администрации муниципального образования Ширинский район (далее – общий отдел).
1.2. В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Хакасия, нормативными правовыми актами Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, Уставом муниципального образования Ширинский  район и иными муниципальными правовыми актами администрации муниципального образования Ширинский район и Совета депутатов муниципального образования Ширинский район, а также  настоящим Положением.
1.3. Начальник общего отдела подчиняется непосредственно заместителю главы- руководителю юридической службы  администрации  муниципального образования Ширинский район, который курирует вопросы делопроизводства.
1.4. Начальник общего отдела назначается на должность и освобождается от должности главой администрации муниципального образования Ширинский район.
1.5. Сотрудники общего отдела назначаются на должность и освобождаются от должности главой администрации муниципального образованиям Ширинский район, по представлению начальника общего отдела.
1.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность начальника и других работников отдела регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми главой администрации муниципального образования Ширинский район.
1.7. Начальник общего отдела:
- руководит всей деятельностью отдела, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;
- осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников отдела;
- распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками отдела, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководству об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;
- вносит руководству предложения по совершенствованию работы отдела, оптимизации его структуры и штатной численности;
- участвует в перспективном и текущем планировании деятельности отдела, а также подготовке постановлений, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на отдел задач и функций;
- принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников отдела;
- участвует в подборе и расстановке кадров отдела, вносит руководству предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников отдела, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;
- совершенствует систему трудовой мотивации работников отдела;
- осуществляет контроль за исполнением подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдением трудовой дисциплины и деятельностью  отдела в целом;
- подписывает  документы в пределах своей компетенции;
- заверяет копии нормативных правовых, распорядительных и других служебных документов печатями и штампами;
- возвращает исполнителям документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- осуществляет контроль за регистрацией входящей и исходящей документацией;
- осуществляет контроль за ведением делопроизводства в соответствии с регламентом по делопроизводству в Администрации муниципального образования Ширинский район;
- осуществляет контроль  своевременного реагирования на обращения граждан;
- осуществляет контроль за работой иных структурных подразделений  и отделов администрации муниципального образования Ширинский район по вопросам организации и ведения делопроизводства, прохождения и исполнения документов не только администрации муниципального образования Ширинский район, но  и вышестоящих органов;
- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе администрации муниципального образования Ширинский район, заместителям главы администрации муниципального образования Ширинский район;
- согласовывает постановления и распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы муниципального образования Ширинский район в части надлежащего  их оформления, в соответствии с регламентом по делопроизводству в Администрации муниципального образования Ширинский район;
- принимает участие в работе комиссий, рабочих групп, действующих в администрации муниципального образования Ширинский район, касающихся делопроизводства;
- составляет сводные номенклатуру и опись дел администрации муниципального образования Ширинский район;
- осуществляет сбор информации по внесению в списки избирателей, участников референдума в Российской Федерации и передает сведения в отдел информатизации ГАС РФ «Выборы» ИК РХ.
1.9. Начальник общего отдела или лицо, исполняющее его обязанности, имеют право подписи документов, направляемых от имени отдела по вопросам, входящим в его компетенцию.
1.10. Общий отдел осуществляет тесное взаимодействие со всеми структурными подразделениями, отделами администрации муниципального образования Ширинский район, муниципальными образованиями сельских поселений Ширинского района.
1.11. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей и нарушение трудовой дисциплины работники отдела несут ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

2.    Основные задачи общего отдела
      
К основным задачам общего отдела относится:
2.1. Организация учета корреспонденции, поступающей в адрес администрации муниципального образования Ширинский район, регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
2.2. Обеспечение учета, хранения служебных документов.
2.3. Организация работы по контролю за исполнением служебно-распорядительной документации администрации муниципального образования Ширинский район и вышестоящих органов.
2.4. Обеспечение своевременного реагирования на обращения граждан.
2.5. Обеспечение своевременного рассмотрения служебной корреспонденции, жалоб и обращении, направление их в соответствующие структурные подразделения  администрации муниципального образования Ширинский район, для решения поставленных в них задач и организация, в необходимых случаях, контроля за их исполнением.
2.6. Осуществление систематического контроля за входящей корреспонденцией администрации муниципального образования Ширинский район.
2.7. Осуществление своевременного, качественного и правильного оформления документов администрации муниципального образования Ширинский район, формирование их в дела для хранения.
2.8. Осуществление контроля за работой иных структурных подразделений  и отделов администрации муниципального образования Ширинский район в вопросах организации и ведения делопроизводства, прохождения и исполнения документов не только администрации муниципального образования Ширинский район, но  и вышестоящих органов.
2.9. Обеспечение контроля за соблюдением установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений, жалоб и организации приема граждан.
2.10. Обобщение и анализ состояния делопроизводства, а также обращений граждан в администрацию муниципального образования Ширинский район.
Изучение передового опыта работы со служебной корреспонденцией, внедрение новых форм и методов по ее обработке, учету и организации контроля исполнения.
2.11. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях, отделах администрации муниципального образования Ширинский район.
2.12. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации муниципального образования Ширинский район.
2.13. Исполнение мероприятий по проведению административной реформы, снижению административных барьеров и предоставлению муниципальных услуг в муниципальном образовании Ширинский район.

3. Основные функции общего отдела

3.1. Обеспечивает единый порядок документооборота, учета и прохождения документов, поступающих в администрацию муниципального образования Ширинский район и исходящей корреспонденции с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота в администрации муниципального образования Ширинский район, а также выдачу справочной информации о прохождении, состоянии рассмотрения корреспонденции.
3.2. Ведет  обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку служебной корреспонденции (входящей, исходящей и внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
3.3. Осуществляет учет соглашений заключенных с администрацией муниципального образования Ширинский район.
3.4. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись главе администрации муниципального образования Ширинский район, заместителям главы  администрации муниципального образования Ширинский район.
3.5. Организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями главы администрации муниципального образования Ширинский район, заместителями главы администрации муниципального образования Ширинский район, анализ состояний исполнительной дисциплины.
3.6. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них.
3.7. Осуществляет работу с документами для служебного пользования (ДСП), секретной информации.
3.8. Осуществляет систематизацию и анализ поступающих в администрацию муниципального образования Ширинский район обращений граждан, организаций, а также осуществляет анализ деятельности должностных лиц по работе с обращениями граждан, организаций, осуществляет подготовку отчетов о работе с письменными и устными обращениями граждан, информации о состоянии исполнительской дисциплины в части исполнения Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
3.9. Обеспечивает своевременную регистрацию постановлений, распоряжений администрации муниципального образования Ширинский район, постановлений главы администрации муниципального образования Ширинский район, а так же распоряжений управления образования администрации муниципального образования Ширинский район и распоряжений управления муниципальным имуществом администрации муниципального образования Ширинский район.
3.10. Оформляет, согласовывает, доводит до сведения заинтересованных предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан, согласно списку рассылки, составленному исполнителем, постановления и распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы администрации муниципального образования Ширинский район.
3.11. Предоставляет в Совет депутатов муниципального образования Ширинский район постановления администрации муниципального образования Ширинский район, распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район,  а так же распоряжения управления образования администрации муниципального образования Ширинский район и распоряжения управления муниципальным имуществом администрации муниципального образования Ширинский район.
3.12. Предоставляет в юридический отдел Аппарата Правительства Республики Хакасия постановления администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы администрации муниципального образования Ширинский район.
3.13. Предоставляет в прокуратуру Ширинского района постановления администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы администрации муниципального образования Ширинский район, распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, а так же распоряжения управления образования администрации муниципального образования Ширинский район и распоряжения управления муниципальным имуществом администрации муниципального образования Ширинский район.
3.14. Предоставляет в районную газету «Ширинский вестник» требующие публикации постановления и распоряжения администрации муниципального образования Ширинский район, постановления главы администрации муниципального образования Ширинский район.
3.15. Предоставляет в отдел по информатизации, требующие опубликования, постановления, распоряжения администрации муниципального образования Ширинский постановления главы администрации муниципального образования Ширинский район, для размещения их на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район.
3.15. Осуществляет формирование, учет и хранение постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ширинский район, постановлений главы администрации муниципального образования Ширинский район, выдачу копий, выписок по принятым постановлениям, распоряжениям.
3.16. Составляет сводную номенклатуру дел аппарата администрации муниципального образования Ширинский район и осуществляет контроль за соблюдением утвержденной номенклатуры дел.
3.17. Обеспечивает накопление, хранение, учет, уничтожение документов, образующихся в деятельности общего отдела администрации муниципального образования Ширинский район.
3.18. Организует подготовку к сдаче в архив законченных делопроизводством дел, работу по оформлению и передаче документов постоянного срока хранения в архив администрации муниципального образования Ширинский район.
3.19. Принимает участие в работе комиссий, рабочих групп, действующих в администрации муниципального образования Ширинский район, касающихся делопроизводства.
3.20. Организует выполнение машинописных и копировальных работ для главы администрации муниципального образования Ширинский район, заместителей главы администрации муниципального образования Ширинский район, структурных подразделений  и отделов администрации муниципального образования Ширинский район.
3.21. Составляет номенклатуру дел общего отдела администрации муниципального образования Ширинский район.
3.22. Осуществляет контроль за соблюдением требований Регламента по делопроизводству администрации муниципального образования Ширинский район.
3.23. Обеспечивает контроль и исполнение нормативных правовых актов, касающихся реализации мероприятий административной реформы в муниципальном образовании Ширинский район.
3.24. Осуществляет контроль за размещением информации в «Реестре государственных услуг» и на портале  электронного правительства gosuslugi.ru.
3.25. Оказывает методическую помощь в разработке административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в муниципальном образовании Ширинский район.

4. Организационная работа общего отдела

4.1 Штатная численность общего отдела определяется штатным расписанием, утвержденным постановлением администрации муниципального образования Ширинский район.
4.2. Во время отсутствия начальника общего отдела его обязанности исполняет специалист, который назначается распоряжением администрации муниципального образования Ширинский район, по согласованию  с заместителем главы администрации муниципального образования Ширинский район, курирующим вопросы делопроизводства.
4.3. Начальник общего отдела администрации муниципального образования Ширинский район представляет общий отдел по всем производственным вопросам.
4.4. Начальник общего отдела распределяет обязанности между работниками и сотрудниками отдела, несет ответственность за результативность работы и состояние документоведения.
4.5. Начальник общего отдела  разрабатывает должностные инструкции сотрудников отдела, согласовывает с заместителем главы администрации муниципального образования Ширинский район, курирующего вопросы делопроизводства, а глава администрации муниципального образования Ширинский район их утверждает.
4.6. Начальник общего отдела организует работу сотрудников отдела, в пределах своей компетенции, обеспечивает выполнение поручений главы администрации муниципального образования Ширинский район, заместителя главы муниципального образования, курирующего вопросы делопроизводства, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на общий отдел задач.

5. Права Общего отдела

5.1. Выполняя функциональные обязанности, работники общего отдела имеют право:
1) обращаться непосредственно и получать в установленном порядке от структурных подразделений, отделов администрации муниципального образования Ширинский район, независимо от их подчиненности, сведения, информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных на общий отдел обязанностей;
2) не принимать к отправке корреспонденцию, оформленную в нарушение требований Регламента по делопроизводству администрации муниципального образования Ширинский район;
3) давать разъяснения справочного характера;
4) подписывать служебные документы в пределах компетенции отдела;
5) выдавать по запросам, копии постановлений и распоряжений администрации муниципального образования Ширинский район и главы администрации муниципального образования Ширинский район, находящихся на временном хранении, в пределах своей компетенции.
5.2. Начальник общего отдела вправе обращаться в отдел по информатизации администрации муниципального образования Ширинский район по вопросам работы администрации муниципального образования Ширинский район, ее структурных подразделений и отделов в системе электронного документооборота (программа «Дело»), работы организационной техники, периферийных устройств и программного обеспечения, а также по вопросам размещения документов на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район.
5.3. Работники отдела имеют право принимать участие в рассмотрении вопросов, связанных с деятельностью отдела, в структурных подразделениях  и отделах администрации муниципального образования Ширинский район.

6. Ответственность

6.1. Общий отдел несет ответственность за:
- четкое ведение контроля исполнения служебных писем, постановлений, распоряжений, как собственных, так и поступивших из вышестоящих инстанций:
- за своевременное получение, регистрацию и передачу документов исполнителю;
- за сохранность документов;
- за соблюдение сроков исполнения документов находящихся на контроле;
- за разглашение сведений, содержащихся в документах.
6.2. Начальник общего отдела несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством:
- за невыполнение возложенных на отдел задач и функций;
- за неудовлетворительное состояние трудовой дисциплины подчиненных;
- за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящим Положением и должностной инструкцией.
6.3. Степень ответственности работников отдела устанавливается должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.